Ancla 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (POES)

FUNDACIÓN IDEAA

DIVISIÓN DE INVESTIGACIONES CLINICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR (POES) PARA INVESTIGACIÓN CLÍNICA

SUMARIO

a) Procedimientos para la elaboración, revisión y aprobación de POEs

b) Funciones generales de los Miembros del Equipo de Investigación Clínica (MEIC)

c) Normas generales para el inicio de un ensayo clínico en el centro.

c-1) Procedimientos a seguir ante el inicio de un nuevo ensayo clínico

c-2) Confidencialidad

d) Elegibilidad de un paciente para ingresar a un ensayo clínico.

e) Obtención del Consentimiento Informado.

e-1) Procedimientos generales

e-2) Obtención del Consentimiento Informado en situaciones especiales

f) Desarrollo de un Ensayo Clínico.

f-1) Procedimientos generales.

f-2) Calibración de equipos.

f-3) Llenado de CRF.

f-4) Reporte de Eventos Adversos.

f-5) Manejo de Desvíos al Protocolo.

f-6) Manejo de las visitas de monitoreo.

f-7) Informe Final.

f-8) Relación con los pacientes al cierre del estudio.

g) Manejo de los Productos en Investigación.

h) Archivo de la Documentación Esencial de un Ensayo Clínico.

i) Manejo de la Documentación Fuente.

i-1) Documentos fuente y listas de chequeo

i-2) Cómo se documenta la Historia Clínica de Investigación.

j) Comunicaciones internas y externas

j-1) Comunicaciones internas.

j-2) Comunicaciones externas.

k) Procedimientos Aprobatorios internos y externos durante el ensayo clínico.

l) Manejo de muestras biológicas (Laboratorio).

A) PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE POES

OBJETIVO

Este procedimiento describe los pasos a seguir durante el proceso de elaboración, revisión y aprobación de POEs en la Fundación IDEAA.

ALCANCES

Todos los POEs nuevos o actualización de los vigentes en la institución a ser aplicados en la misma.

FUNDAMENTOS

Para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas Clínicas en los ensayos clínicos a desarrollar en la institución, y la unidad de criterios en los procedimientos a ellos relacionados, resulta indispensable la elaboración y constante actualización de los Procedimientos Operativos Estandar (POEs) que rigen las distintas actividades a desarrollar por los distintos miembros del Equipo de Investigación Clínica dentro de un Protocolo.

PROCEDIMIENTOS

1.- Cualquier miembro del MEIC que considere necesaria la confección de un nuevo procedimiento, o la revisión de uno vigente, deberá comunicarlo al CEEC.

2.- El CEEC evalúa la pertinencia de dicha solicitud y, de estar de acuerdo con ella, elabora un borrador en el cual se describen las características del POE en cuestión si es nuevo (explicitando sus objetivos, alcances, fundamentos y procedimientos) , o los cambios propuestos en caso de uno ya vigente, y lo eleva al CGEC e IP del centro.

3.- El CGEC e IP evalúan el POE presentado por el CEEC en conjunto con éste, y aprueban el mismo, sugieren cambios o desestiman su pertinencia.

4.- En caso de ser aprobado, dicho POE será agregado al Item operativo que le corresponda según su contenido.

5.- El CEEC comunicará a todos los MEIC involucrados la puesta en vigencia del nuevo POE y sus características, en la siguiente reunión del equipo.

6.- El AEC se encargará de redactar la versión definitiva, en colaboración con el CEEC, y de archivar el mismo en la sección que le corresponde en el Manual de Procedimientos Operativos Estandar para Investigación Clínica del centro.

7.- Iguales pasos serán cumplidos en caso de juzgarse la necesidad de caducidad de un POE. El AEC deberá eliminar dicho POE del Manual, quedando archivado en una carpeta aparte, bajo el título “Procedimientos Operativos Estandar no vigentes”.

B) FUNCIONES GENERALES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA (MEIC)

OBJETIVOS

Describir las funciones generales que debe cumplir cada miembro del Equipo de Investigación Clínica en el contexto de un protocolo a desarrollarse en la institución.

ALCANCES

Todos los MEIC de la Fundación IDEAA

FUNDAMENTOS

El adecuado desarrollo de un proyecto de investigación clínica en la Institución depende de la adecuada interacción de los MEIC, cuyas funciones no deberán solaparse ni obviarse, de manera tal que no existan situaciones de conflicto respecto a las obligaciones y responsabilidades de cada uno de los miembros.

PROCEDIMIENTOS

1) Investigador Principal (IP)

2) Coordinador General de Ensayos Clínicos (CGEC)

3) Coordinador Ejecutivo de Ensayos Clínicos (CEEC)

4) Sub-investigador/es (SI)

5) Asistente de Ensayos Clínicos (AEC)

6) Encargado/a de Laboratorio (EL)

C) NORMAS GENERALES PARA EL INICIO DE UN ENSAYO CLÍNICO EN EL CENTRO.

C-1) PROCEDIMIENTOS A SEGUIR ANTE EL INICIO DE UN NUEVO ENSAYO CLÍNICO

OBJETIVO

Este procedimiento describe los pasos a seguir durante el proceso de inicio de un ensayo clínico en la Institución.

ALCANCES

Aplicable a todos los Miembros del Equipo de Investigaciones Clínicas (MEIC) de la Institución, afectados al ensayo clínico que se considera iniciar.

FUNDAMENTOS

Todo miembro del personal que cumple alguna función en el desarrollo de Ensayos Clínicos en la Institución debe conocer el marco regulatorio, adherir a las normas de ICH-GCP y los principios éticos emanados de la Declaración de Helsinki.

La Declaración de Helsinki fue creada en 1964, y constituye un Código de Recomendaciones Éticas que guían las actividades de Investigación Biomédica que involucran sujetos humanos.

El inicio y desarrollo de un determinado ensayo clínico supone un conjunto de procedimientos que deben inscribirse dentro de éstas normas de buenas prácticas clínicas, con el objetivo de salvaguardar la seguridad de los sujetos, y respetar los requerimientos del Protocolo.

PROCEDIMIENTOS

1.-Cualquier propuesta de un nuevo ensayo clínico, deberá ser comunicada al Investigador Principal (IP) y al Coordinador General de Ensayos Clínicos (CGEC), los cuales evaluarán la factibilidad de la realización del mismo en el centro

2.-El Asistente de Ensayos Clínicos (AEC) informará vía email a la CRO involucrada en el ensayo, los horarios de contacto con el centro, que todo material referido al ensayo deberá ser enviado a nombre del Asistente y del CGEC, y toda comunicación telefónica con el centro deberá canalizarse a través del CGEC y el Asistente.

3.-Eventuales reuniones con representantes de alguna CRO serán establecidas por el IP y/o CEC, y coordinadas por el Asistente, quien se encargará de informar de manera expeditiva al IP y CEC la fecha y hora de realización de estas reuniones, cualquier cambio en las mismas, y confirmar la presencia de los actores involucrados.

4.-En eventuales reuniones con representantes de CRO deberán participar el IP y el CEC.

5.-El material inicial relacionado al nuevo ensayo, enviado por la CRO (cuestionarios de factibilidad, acuerdo del investigador, etc) deberá ser recibido, impreso (si se trata de archivo adjunto a un email), ordenado y presentado por el Asistente al CEC, quien se encargará de evaluarlo, elevarlo al IP para su discusión y completarlo si se requiere (sólo o junto a otro MEIC).

6.-El Asistente se encargará de responder emails enviados por representantes de CRO según directivas del CEC, enviar expeditivamente por correo cualquier documentación requerida por la CRO previa copia de los mismos y enviar por fax la documentación que deba enviarse por esa vía, tras lo cual deberá sellar al dorso “faxeado”, agregando iniciales, fecha y hora del envío.

7.-Es función del Asistente archivar ordenadamente el material en carpetas establecidas para tal fin, debidamente rotuladas con el título del estudio a iniciar. Deberá además completar una planilla por cada protocolo, donde conste fecha y tipo de documentación recibida (vía email, fax o correo común), si fue presentada al CEC y si fue respondida y/o reenviada oportunamente. El Asistente y el CEC asignarán el espacio físico que ocupará el material correspondiente al nuevo protocolo.

8.-El Asistente registrará fecha y hora de citas con representantes de CRO, sponsor y otros relacionados con Ensayos Clínicos en una Agenda Única para Ensayos Clínicos, y deberá recordarle al IP y CEC con una anticipación adecuada la realización de las mismas. También coordinará y registrará en dicha Agenda eventuales Reuniones de Investigadores, siendo función del Asistente responder mensajes relacionados con los mismos según directivas del CEC, a quien deberá presentar cualquier información relacionada de manera expeditiva y consultar cualquier conducta posterior.

9.-El CEC (en acuerdo con el IP) es el encargado de coordinar las visitas de iniciación de ensayos clínicos con la CRO. El Asistente deberá registrar éstas visitas en la Agenda Única, y deberá informarle a los actores involucrados cualquier cambio, y confirmar las mismas con la debida anticipación.

10.-Es responsabilidad del CEC controlar que toda la documentación requerida por la CRO previo al inicio del ensayo clínico haya sido adecuadamente recibida, respondida y/o enviada, y archivada.

11.-Es responsabilidad del CEC elevar toda la documentación necesaria al Comité de Bioética (ver SOPs para la Comunicación con el Comité de Bioética de la Institución), así como recibir las aprobaciones y/o comentarios del Comité. El Asistente, según directivas del CEC, deberá ordenar la documentación recibida por el Comité, la cual deberá ser periódicamente controlada por el CEC.

12.-El IP, en conjunto con el CEC, deberá designar el/los sub-investigadores que participarán del estudio, e informarles a los mismos.

13.-Deberán participar de las visitas de iniciación el IP, el CEC, el o los subinvestigadores designados, el Asistente y el Encargado de Laboratorio.

14.-El/los sub-investigadores designados deberán estudiar el Protocolo y confeccionar un resumen del mismo y una lista de criterios de inclusión y exclusión, cuyas copias deberán ser distribuidas a los profesionales del área asistencial.

15.-El/los sub-investigadores deberá coordinar con el Asistente la provisión de todos los materiales necesarios para iniciar el estudio (carpetas, papel, folios, etc.)

16.-Es función del sub-investigador confeccionar y actualizar la lista de pacientes posiblemente elegibles para participar del estudio.

C-2) CONFIDENCIALIDAD

OBJETIVO:

Describir la metodología que utilizará Fundación IDEAA para asegurar la confidencialidad de la información de los pacientes y de las empresas, originada por su actividad en investigación.

ALCANCES:

Aplicable a todos los miembros del Equipo.

En este marco, deviene una obligación de todos los MEIC de la Institución preservar la confidencialidad de toda información relacionable a los ensayos clínicos que allí se desarrollen.

1.- En ningún caso deberá enviarse información al Patrocinador/CRO que incluya el nombre y apellido, el número de historia clínica del sujeto, ni cualquier otro dato que permita develar la identidad de los sujetos.

2.- La información de los sujetos que se origine en el marco de las actividades de investigación clínica, y deba ser enviada al Patrocinador para su incorporación a la base de datos del estudio, será denominado con el código de identificación indicado por el Patrocinador (iniciales, número de randomización, fecha de nacimiento, etc)

3.-En el Archivo del Investigador específico para cada protocolo el SI completará una Planilla Confidencial que ligue los datos del código del sujeto a sus datos personales.

4.- Todo el personal que trabaje en el marco de las actividades de Investigación Clínica en la Institución deberá firmar un Acuerdo General de Confidencialidad, según el Modelo propuesto en el Anexo 1, que deberá ser archivado por el CEEC en un apartado especial de este Manual.

5.- Si el Patrocinador lo requiere, aparte del acuerdo nombrado previamente, podrá firmarse un acuerdo específico para cada protocolo que se realice en

la Institución. Este

acuerdo será archivado por el CEEC en el Archivo del Investigador del protocolo de referencia.

6.- Los currículum vitae de cada MEIC deberá incluir la experiencia de los mismos en investigación clínica sin develar información reservada.

D) ELEGIBILIDAD DE UN PACIENTE PARA INGRESAR A UN ENSAYO CLÍNICO.

OBJETIVO:

Este procedimiento define las actividades relacionadas con el proceso de elegibilidad de un paciente para un ensayo clínico.

ALCANCES:

Aplicable a todos los Profesionales Médicos que realicen actividades asistenciales en la institución y a los Miembros del Equipo de Investigaciones Clínicas (MEIC) de la Institución, afectados al ensayo clínico para el cual se considera dicha elegibilidad.

FUNDAMENTOS:

Entre otros importantes puntos, la evaluación apropiada de los pacientes con el fin de confirmar su elegibilidad para participar en un ensayo clínico es fundamental para una adecuada inclusión del paciente en el estudio, y para garantizar su seguridad y el cumplimiento de los objetivos del protocolo.

Entre otros requerimientos, un ensayo clínico establece ciertos criterios que deben ser reunidos por el sujeto para ser incluído en el estudio (criterios de inclusión), y otros que impiden formalmente la participación del sujeto (criterios de exclusión),con el fin de estandarizar las características de la población participante del estudio. Dado que el principal objetivo de un Protocolo es demostrar la hipótesis que ha sido estipulada, será necesaria una apropiada evaluación de la elegibilidad de los sujetos que participen en él.

PROCEDIMIENTOS:

1.- Luego de la aprobación de la realización de un ensayo clínico en la Institución, el CEEC deberá confeccionar un breve resumen de las características más importantes del Protocolo y una lista de los criterios de inclusión y exclusión. El AEC deberá reproducir y entregar esta información a todos los profesionales que realicen actividades asistenciales en la institución.

2.-Si el paciente se atiende regularmente en la institución, o inicia su atención en el centro sin asistencia médica previa: el profesional que lo asiste habitualmente (médico de cabecera) deberá revisar la historia clínica del paciente (que deberá, en lo posible, confeccionarse detalladamente, y con letra legible) con el objetivo de establecer si reúne las condiciones mínimas para ser evaluada su elegibilidad para ingresar al ensayo clínico. En caso afirmativo, el médico de cabecera deberá contactarse con el sub-investigador/es a cargo del ensayo clínico en cuestión, para evaluar la elegibilidad del paciente.

3.-Si un paciente proviene de otra institución y desea continuar su asistencia en este centro, el Secretario/a administrativo de la Fundación IDEAA y/o médico de cabecera deberá exigirle un resumen o copia de la historia clínica, y todos los estudios diagnósticos realizados a la fecha. A cada copia deberá agregarse la leyenda “es copia fiel del original que obra en poder del paciente”, firmada y fechada por la persona encargada de realizar dichas copias, que se incorporarán a la historia clínica institucional.

4.- El SI a cargo del ensayo clínico en cuestión estudiará los antecedentes clínicos detallados en la historia clínica que le presente el médico de cabecera, y evaluará la elegibilidad del paciente para participar en él. En caso de dudas, planteará la situación al CEEC, quien podrá sugerirle al médico tratante solicitar al paciente exámenes adicionales para confirmar la elegibilidad.

5.-Si el paciente reúne los requisitos de elegibilidad, el SI incorporará al mismo en una lista de pre-screening del centro, y deberá concertar una entrevista con el paciente, indicándole que concurra provisto de anteojos u otro elemento necesario para una adecuada lectura.

.- Si la entrevista tiene lugar en el momento en que su médico de cabecera lo deriva, el SI que entrevista al paciente deberá explicarle a éste las características del Protocolo y le ofrecerá una copia del folleto explicativo si lo hubiere y/o Consentimiento Informado (CI), para ser leído y estudiado por el paciente. En caso que éste lo requiera, se realizarán entrevistas adicionales con el paciente, y eventuales acompañantes que él designe, para clarificar las dudas que surgieran. Si no es posible la entrevista en el momento en que el médico tratante lo deriva, el SI concertará con el paciente una cita para tal fin, y le entregará material informativo del estudio para ser discutido en la cita convenida. Asimismo, le sugerirá concurrir a dicha cita acompañado de un familiar o conocido si fuera posible, que oficie como testigo imparcial.

6.-Si, luego de la entrevista inicial, el paciente acepta ser incorporado al estudio, se le invitará a completar el CI según normas del centro. Este procedimiento podrá realizarse durante la entrevista inicial, en entrevistas posteriores, o el día en que se realicen procedimientos de screening (ántes de cumplirse los mismos), si las condiciones normativas exigidas están dadas (ver POEs para la Obtención del Consentimiento Informado)

7.-El SI deberá documentar detalladamente en la historia clínica del paciente el desarrollo y resultados de la/s entrevista/s, incluyendo el título completo del ensayo clínico al que se le invita a participar, las explicaciones brindadas, la clarificación de dudas y si el sujeto acepta o no participar del estudio.

8-Luego de confirmarse la aceptación del paciente para participar del ensayo, el SI le indicará al AEC que cite al paciente para proceder a la firma del CI (si no se hubiera realizado previamente) y/o realizar la visita de screening; el AEC le indicará las condiciones requeridas para realizarla (concurrir con un testigo imparcial y representante legal, si corresponde , si debe firmar aún el CI, tiempo de ayuno requerido, etc). Le deberá exigir que concurra munido de su Documento Nacional de Identidad, cédula, pasaporte u otro documento identificatorio válido (original y copia) y, en caso de un ensayo clínico relacionado a la infección por VIH, original y copia del informe positivo de Western blot.

E) OBTENCION DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO

E-1) PROCEDIMIENTOS GENERALES

OBJETIVO

Guiar el proceso de obtención del Consentimiento Informado (CI) de un paciente para participar de un ensayo clínico en la Institución.

ALCANCES

Miembros del Equipo de Investigaciones Clínicas (MEIC) de la Institución, afectados al ensayo clínico para el cual se considera enrolar a un paciente, designados específicamente para dicha función.

FUNDAMENTOS

El CI es un proceso por el cual un sujeto confirma voluntariamente su deseo de participar de un ensayo clínico, luego de haber sido informado de todos los aspectos del ensayo relevantes para la decisión del paciente de participar del mismo. El CI es documentado a través de un formulario de CI escrito (FCI), firmado y fechado (ICH-GCP 1.28). Al obtener y documentar el CI, el investigador debe cumplir con los requerimientos regulatorios aplicables, y adherir a ICH-GCP y los principios éticos que regulan la actividad. Antes de iniciar el estudio, el investigador debe contar con la aprobación escrita del FCI y de cualquier otra información escrita a ser entregada al paciente, por parte del Comité de Bioética Institucional. (ICH-GCP 4.8.1). El paciente debe consentir, firmar y fechar personalmente sólo la versión del FCI aprobada por el CBI/Comité Independiente de Etica (CIE). En caso de enmiendas al FCI durante el estudio, los sujetos deben ser informados, firmar y fechar la nueva versión, previamente aprobada por CBI/CIE (ICH-GCP 4.8.2). Luego de haber consentido para participar del estudio, el paciente deberá recibir una copia del FCI firmado y fechado, al igual que cualquier otro material informativo escrito, y eventuales enmiendas (ICH-GCP 4.8.11).

PROCEDIMIENTOS

1.- Antes de la incorporación del primer paciente a un Protocolo, el CEEC deberá verificar en los Archivos del Investigador que la versión del FCI a utilizar corresponde a la última versión aprobada por el CBI, CIE y ANMAT.

2.-Es responsabilidad del CEEC elevar el modelo de la versión vigente del FCI, y las sucesivas enmiendas, al CBI (ver SOPs para la Comunicación con el Comité de Bioética de la Institución), así como recibir las aprobaciones y/o comentarios del Comité. El AEC, según directivas del CEEC, deberá ordenar y archivar la documentación recibida al respecto por el Comité, la cual deberá ser periódicamente controlada por el CEEC.

3.-Es obligación del AEC controlar que el centro cuente con el suficiente número de copias del FCI y, en caso contrario, solicitar a quien corresponda la provisión de los mismos.

El proceso de obtención del CI será realizado por el SI designado por el IP para llevar a cabo todos los procedimientos del Protocolo para el que dicho CI se obtiene.

5.- El SI realizará una entrevista inicial con el paciente donde, después de informarle las características del Protocolo y si éste acepta participar, invitará al paciente a firmar el FCI (ver POEs sobre Elegibilidad de un paciente para ingresar en un ensayo clínico). El SI deberá emplear un lenguaje no técnico y entendible cuando invita a participar y deberá explicar al paciente las características del estudio, principalmente sus objetivos, carácter voluntario de su participación, aspectos experimentales del ensayo, responsabilidades del sujeto, beneficios, compensaciones por daños, tratamientos alternativos disponibles y derecho del paciente a negarse a continuar en el estudio. El centro no debe coaccionar ni influenciar inadecuadamente al paciente en su decisión de participar del ensayo.

6.-El proceso de obtención del CI podrá realizarse durante la entrevista inicial con el SI, en entrevistas posteriores, o el día en que se realicen procedimientos de screening previo a cualquier procedimiento relacionado con el protocolo que no constituya estándar de la asistencia médica del sujeto antes de realizarse cualquiera de ellos; los estándares de cuidado quedan documentados por bibliografía científica nacional o internacional o normas propias de la institución. El SI (directamente, o a través del AEC) le indicará al paciente que concurra a las entrevistas acompañado de alguna persona de su elección que oficiará de testigo al momento de la obtención del CI.

7.- El SI a cargo de la obtención explica al paciente, con palabras sencillas y lenguaje no técnico, el contenido de la/s hoja/s del formulario de consentimiento informado. Esta explicación se deberá realizar en presencia de un testigo, verificando con cada paciente, los títulos de las secciones que se encuentran en las distintas páginas del CI.

8.- El SI deberá asegurarse que el sujeto comprendió cabalmente los riesgos y beneficios que implica participar en el estudio y que mediante su firma presta conformidad a su inclusión en el mismo, sin que esto signifique renunciamiento a sus derechos o incapacidad de retirarse cuando lo crea necesario.

9.- A aquel/ellos sujeto/s que le/s interese participar, deberá solicitarle/s que lea/n el CI que contiene la información que él le ha proporcionado verbalmente, siempre ante la presencia de un testigo, otorgándole el tiempo necesario para ello en algún espacio de las salas de espera .

10.-Deberá ofrecerse al paciente un ámbito cómodo, confortable, silencioso y privado, siempre dentro de la Institución, donde el sujeto disponga del tiempo y las condiciones necesarias para entender y consultar cualquier aspecto del ensayo que no le sea claro. Si el sujeto, por alguna razón, no se encuentra apto para entender plenamente y/o consentir, el CI será obtenido por parte de su representante legal; si éste no concurre, el SI no obtendrá el CI.

11.- En caso de dudas, el IP o el Sub-Investigador, deberá dedicarle el tiempo necesario al/los sujeto/s y/o familiares del mismo, aclarándoles todas las dudas que surjan por el ensayo. Si el paciente no toma una decisión, luego de todas las aclaraciones, podrá llevarse el CI a su casa y decidir, sin mayor límite de tiempo que los especificados en cada protocolo para el período de reclutamiento.

El proceso de obtención del CI deberá transcurrir en un tiempo adecuado que podrá variar de acuerdo a las características propias de cada protocolo, pero que debe permitir al voluntario tomar su decisión con información suficiente, comprensión de la misma y libremente sin influencias indebidas ni coerción.

13.- El proceso de obtención puede iniciarse utilizando técnicas o herramientas especiales, por ejemplo: a) reuniones grupales a las que asisten los probables sujetos junto con su testigo y donde el investigador lee conjuntamente con ellos el CI, aclara dudas e interrogantes; b) técnicas audiovisuales o gráficas, etc. Las técnicas deben contar con la aprobación del CEI y ser notificadas a la ANMAT.

14.- En todos los casos debe completarse la obtención del CI con una consulta privada con el Investigador o Sub-investigador delegado, el posible sujeto de investigación y el testigo.

15.- En caso de que un paciente sea auto-referido por un médico del estudio desde otra institución asistencial o referido por un médico ajeno al equipo de investigación, el profesional solo podrá interrogar al paciente sobre si está interesado en participar en un ensayo clínico y explicarle su implicancia.

16.- No se aceptan solicitudes de ingresar, en el consentimiento, datos no solicitados en el texto del mismo. Si algún patrocinador indica incorporar datos no solicitados por el formulario, pedir la indicación por escrito y la aprobación de comité/s y ANMAT de dicha modificación.

17.- El testigo deberá ser siempre un sujeto mayor de edad, preferentemente un familiar del paciente/sujeto en investigación o alguien que haya venido con él; de ser imposible, se buscará a alguien ajeno al equipo de investigación. Sólo en casos aislados otro sujeto en investigación o un miembro de la Institución que no pertenezca al equipo de investigación podrá ser testigo.

18.- Una vez decidido a ingresar el paciente firma, fecha y aclara de puño y letra la hoja del CI a tal fin habilitada y todos los espacios que en formulario específico hayan sido designados para su llenado por el paciente (por ejemplo iniciales en todas las hojas). Lo mismo hará el testigo y el investigador a cargo del proceso.

19.- El SI deberá verificar la identidad de los pacientes/sujetos, representantes legales (si corresponde) y testigos, adjuntando una fotocopia de los documentos de los mismos

20.- El SI constatará que el paciente y el testigo firmen y fechen el FCI adecuadamente, y a su vez firmará y fechará. De detectarse errores, los mismos son salvados inmediatamente, de puño y letra del paciente o testigo. Además, completará la información que requiera el FCI. Luego de cumplimentar estos pasos, le entregará al paciente una copia del FCI debidamente completado, firmado y fechado por las partes involucradas. La recepción del sujeto se documenta en el CI o en la historia clínica donde debe escribir “recibí copia“, firma y fecha.

21.-El SI deberá documentar detalladamente todo el proceso de obtención del CI en la historia clínica del paciente, incluyendo las siguientes acciones involucradas en el proceso de obtención:

21.1. Que se invita a participar del protocolo CÓDIGO con droga XXX.

21.2. Que se explica y fue leído.

21.3. Que se brindó tiempo suficiente.

21.4. Que el voluntario tuvo oportunidad de realizar preguntas.

21.5. Se describen las dudas del sujeto.

21.6. Que se firma ante un testigo y se entrega copia.

21.7. Nombre, número de documento del testigo y tipo de relación.

21.8. Toda aquella situación del proceso de obtención que sea distinta a lo habitual o esperable.

21.9.-Versión del FCI utilizada.

22.-El SI deberá archivar los FCI en las carpetas del estudio o en los CRF de los pacientes, siguiendo los procedimientos indicados por el patrocinador.

.-Ante cualquier inconveniente o duda que surgiere antes o durante el proceso de obtención del CI, el SI deberá consultar al CEEC.

24.-El CEEC deberá verificar que todos los ítems del consentimiento informado estén completos: sitios de firmas, teléfonos para consultas con el investigador principal (disponible a toda hora, todos los días del año), con el CDI, y el CEI, verifica la recepción de la copia con la firma y fecha del paciente en el CI. En caso de observaciones, deberá informarlo al SI para su corrección.

E-2) OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO EN SITUACIONES ESPECIALES.

Describir el procedimiento de obtención del consentimiento informado (CI) que utiliza para incorporar sujetos iletrados, incapaces o menores, a los diferentes protocolos.

FUNDAMENTOS

Al obtener y documentar el CI, el investigador debe cumplir con los requerimientos regulatorios aplicables, y adherir a ICH-GCP y los principios éticos que regulan la actividad. En caso que se presente la posibilidad de incluir en un estudio a un paciente en una situación especial (iletrado, incapaz, menor, etc.), deberá adherirse estrictamente a las normas de GCP para respetar los derechos del paciente en éstas situaciones especiales.

PROCEDIMIENTOS

1.-Pacientes iletrados

1a.- Se describe solamente las diferencias respecto del proceso de obtención del consentimiento en situaciones de rutina. Toda otra situación considerada fuera de la rutina por los investigadores y no contemplada en este POE debe ser consultada con el IP.

1b.- Si el paciente no sabe firmar, se le toma la impresión digito pulgar

1c.- El testigo llena todos los espacios del formulario de CI correspondientes al paciente, exceptuando el espacio reservado para la firma.

1d.- El testigo agrega una frase de puño y letra resaltando que da fe de la comprensión del CI por parte del paciente.

1e.- El investigador documenta la condición del paciente en la historia clínica y aclara que el testigo fue quien completó los espacios del CI correspondientes al sujeto.

2.-Pacientes incapaces de firmar el consentimiento informado

2a.- Los pacientes que se encuentren capacitados para recibir la información, comprenderla y expresar libremente su voluntad pero no estén capacitados físicamente para firmar el formulario (como en caso de ceguera o dificultades de lectura, paresias de miembros superiores, patologías esqueléticas que le impidan la firma, etc.) serán tratados a estos fines de manera similar a los pacientes iletrados.

3.- Pacientes incapaces de brindar el consentimiento informado

3a.- El SI verificará que la condición que le impide brindar su consentimiento sea inherente a la patología en estudio, no preexistente. Ejemplo: Ingresar a un ensayo para neumonía a un paciente obnubilado por la neumonía, es válido. No es aceptable ingresar a un ensayo para neumonía a un paciente con Alzheimer. Sólo es aceptable si el ingreso a un protocolo es la única o mejor alternativa disponible para su enfermedad preexistente.

3b.-En estos casos, firma el representante legal (declarado judicialmente, si es que existe).

3c.-Si no existe representante legal, aplicar el sistema de sustitución de consentimiento para la ablación de órganos y tejidos previsto en el articulo 21 de la ley 24.193, exceptuada la edad autorizada para dar el CI, quedando facultados para expresar su voluntad las siguientes personas en el orden en que se detallan, los cuales deberán aclarar de puño y letra, su grado de relación con el sujeto y que se comprometa a adjuntar la documentación probatoria del lazo que los une durante el ensayo:

- El cónyuge no divorciado que conviviría con el sujeto de investigación incompetente, o la persona que sin ser su cónyuge, convivía con el sujeto de investigación incompetente en relación de tipo conyugal no menos antigua de tres (3) años, en forma inmediata, continua e ininterrumpida.

- Cualquiera de los hijos mayores de edad.

- Cualquiera de los padres.

- Cualquiera de los hermanos mayores de edad.

- Cualquiera de los nietos mayores de edad.

- Cualquiera de los abuelos.

- Cualquier pariente consanguíneo hasta el cuarto grado inclusive.

-Cualquier pariente por afinidad hasta el segundo grado inclusive.

3d.- El familiar o el representante legal debe llenar todos los espacios del formulario de CI correspondientes al paciente, exceptuando el espacio reservado para la firma.

3e.- En caso que el paciente se recupera de la incapacidad, se obtiene su consentimiento para continuar en el ensayo, a la mayor brevedad posible.

4.- Pacientes menores de edad

4a.- El SI solicitará la firma de sus representantes legales (uno de sus padres o tutores si no se hayan separados) y el compromiso de adjuntar la documentación probatoria del lazo que los une durante el ensayo. Si los progenitores se encuentran separados se obtendrá la firma de ambos.

4b.- En caso de pacientes de 14 años o mayores, firman junto a su representante legal.

4c.- En caso de pacientes menores de 14 años, deberán asentir de acuerdo a su competencia y capacidad.

5.- El CEEC deberá verificar los mismos ítems que en un consentimiento obtenido en una situación de rutina y que la documentación probatoria del lazo que une al representante legal o familiar que expreso su voluntad con el sujeto haya sido provista a lo largo del ensayo lo más tempranamente posible en relación a su ingreso al protocolo.

A) DESARROLLO DE UN ENSAYO CLÍNICO.

OBJETIVOS

Describir las normas generales a seguir para el cumplimiento de los procedimientos previstos por el protocolo de investigación clínica en desarrollo.

ALCANCES

Miembros del Equipo de Investigaciones Clínicas (MEIC) de la Institución, participantes del ensayo clínico en desarrollo.

FUNDAMENTOS

La Declaración de Helsinki fue creada en 1964, y constituye un Código de Recomendaciones Éticas que guían las actividades de Investigación Biomédica que involucran sujetos humanos.

El desarrollo de un determinado ensayo clínico supone un conjunto de procedimientos que deben inscribirse en estas normas de buenas prácticas clínicas, con el objetivo de salvaguardar la seguridad de los sujetos, y respetar los requerimientos del Protocolo.

PROCEDIMIENTOS

· Luego de obtenido el CI según normas (ver SOPs para la Obtención del CI), el sub-investigador deberá llevar a cabo los procedimientos de screening requeridos por el protocolo. En ningún caso éstos podrán realizarse ántes de obtenerse el CI.

· El sub-investigador deberá reclamar al paciente su identificación (original y copia), y obtener copias de otros documentos relevantes (ej: informe de western blot para HIV), que archivará debidamente en la historia clínica del paciente, aclarando en cada copia que se trata de “copia fiel del original que obra en poder del paciente”, y agregando iniciales y fecha.

· Es obligación del sub-investigador cumplir adecuadamente con los procedimientos previstos por el protocolo, registrar detalladamente los mismos en la historia clínica del paciente y completar el CRF correspondiente según la información vertida en el documento fuente.

· El sub-investigador deberá registrar los datos obtenidos en la historia clínica original del paciente en forma clara, legible y detallada, y deberá rubricar con su firma y sello cada evolución.

· La historia clínica a utilizarse será común a las empleadas habitualmente en el centro, debidamente identificada (incluyendo número de DNI, CI o pasaporte y otros datos filiatorios), con todas sus páginas foliadas. Si el paciente se atendía en la Institución previamente a su ingreso al ensayo clínico, se continuará la misma Historia Clínica sin modificaciones. Cualquier dato referido a antecedentes del paciente que no figurasen al momento del enrolamiento, se agregará en la evolución actualizada. Si se tratara de un paciente que se atiende por primera vez al inicio del estudio, deberá adjuntarse un resumen o copia de la historia clínica de la institución derivante, si existiere.

· Durante el desarrollo del estudio, y para facilitar el acceso a la documentación fuente, la historia clínica será archivada junto al correspondiente CRF (si fuera papel) y otros documentos del paciente, relacionados con el estudio, en el espacio físico elegido para tal fin. Es obligación del sub-investigador mantener dicha historia clínica accesible en caso de ser requerida por otro MEIC, otro profesional asistente de la institución o interconsultor de otra especialidad.

· Es función del sub-investigador controlar el cumplimiento del manejo de muestras biológicas por parte del Encargado de Laboratorio (ver SOPs para el Manejo de muestras biológicas).

· El sub-investigador deberá evaluar todos los resultados de análisis de screening para confirmar la elegibilidad del paciente, establecerá la necesidad de repetir algún análisis, y deberá discutir con el CEC cualquier duda o inconveniente que se presentara.

· El sub-investigador se encargará de informar al paciente por los medios de comunicación disponibles, de los resultados del screening, y si es elegible para continuar el estudio, en cuyo caso concertará con el paciente la próxima cita, y los requerimientos para cumplir los procedimientos previstos por el protocolo.

· En caso negativo (screen failure), deberá explicarle claramente los motivos, y ofrecerle opciones alternativas de seguimiento y tratamiento. En ambos casos, el sub-investigador deberá registrar detalladamente en la historia clínica del paciente, y según requerimientos del protocolo, en el CRF, la información antedicha. Deberá confeccionar una nota de derivación en caso que el paciente continúe su atención en otro centro, y si el paciente lo solicita, deberá munir a éste de copias de los resultados de los análisis realizados.

· El sub-investigador deberá anotar cada cita, expresando claramente el número de paciente y el tipo de visita al que se lo cita, en una Agenda específica de ese protocolo.

· Será función del Asistente confirmar con la debida anticipación la cita convenida (no menos de 24 horas ántes); ante cualquier inconveniente para cumplirla por parte del paciente, el Asistente deberá notificar inmediatamente al sub-investigador y al encargado de laboratorio, y establecer una nueva cita.

· Será obligación del Asistente coordinar con el Encargado de Laboratorio las acciones relacionadas con el manejo de las muestras biológicas previstas para cada visita, y comunicar al sub-investigador y/o CEC, cualquier inconveniente que se planteara, con la suficiente anticipación para resolverlo en tiempo y forma. (ver SOPs para el Manejo de muestras biológicas).

· Al iniciar un paciente la medicación del estudio, será obligación del sub-investigador: controlar el manejo de los productos en investigación por parte del Asistente, revisar la medicación asignada al paciente, cuantificar la medicación que devuelve y registrar dicha información en la historia clínica, el CRF y las planillas correspondientes según el protocolo (ver SOPs sobre Manejo de los Productos en Investigación).

· En caso que un paciente no asistiera a una visita programada, es función del Asistente intentar localizar al paciente en el momento y en los días subsiguientes, a fin de reprogramar la visita intentando, en la medida de lo posible, cumplir la ventana de la visita. El Asistente deberá coordinar dicha visita con el sub-investigador y el encargado de laboratorio.

· En caso que un paciente no cumpliera repetidamente con los requerimientos del estudio (visitas programadas, ayuno, adherencia a la medicación, etc), el sub-investigador deberá informar esta situación al CEC y al IP a la mayor brevedad (si así lo requiere, convocará a reunión extraordinaria) a fin de determinar la conducta a seguir.

· En caso que un paciente sufriera algún evento adverso relevante o serio el sub-investigador deberá informar esta situación al CEC y al IP a la mayor brevedad (si así lo requiere, convocará a reunión extraordinaria) a fin de determinar la conducta a seguir.

· El sub-investigador deberá informar al CEC cualquier inconveniente o incumplimiento que descubriera en relación a las funciones asignadas al Asistente y al Encargado de Laboratorio; el CEC determinará la conducta a tomar según el caso: reunión con el actor involucrado para clarificar el problema, eventual reunión con el IP para definir acciones correctivas, etc.

· El sub-investigador deberá confeccionar una planilla donde registre y calcule las visitas programadas de cada paciente.

· El subinvestigador deberá confeccionar una planilla donde registre los datos de cada paciente , la evolución de los principales parámetros del estudio, los principales eventos adversos jerarquizados por frecuencia e intensidad y los eventos adversos serios que se presenten.

· El CEC deberá coordinar con el sub-investigador de cada ensayo clínico en desarrollo y el Investigador Principal, una reunión como mínimo cada 2 semanas (o más frecuentemente según se requiera), donde se actualice el status de cada protocolo. Cada sub-investigador deberá en dichas reuniones citar: número total de screening realizados, número y motivo de screen failures, número total de pacientes randomizados o que reciben medicación del estudio, evolución de los parámetros de seguridad y eficacia y toda información relevante relacionada con el estudio a su cargo.

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